RILISJATENG.COM– Untuk memberikan edukasi kepada tiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) bagaimana pengelolaan arsip, baik itu arsip dinamis aktif serta dinamis inaktif secara benar pengelolaanya serta pemeliharaanya. Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sragen mengadakan pembinaan kearsipan di 24 OPD di Kabupaten Sragen.
Hal itu diungkapkan Fungsional Arsiparsi Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sragen Ridwan Adi Sukmono saat memberikan pembinaan kearsipan di bidang Pengelolaan Informasi Dinas Kominfo Kabupaten Sragen Rabu (5/4/2023).
“Masih banyak pekerjaan rumah yang harus kami lakukan serta seluruh OPD. Terutama ternyata masih banyak arsip-arsip yang dikelola secara konvensional. Penataannya juga belum sesuai standar yang telah ditetapkan dan sesuai Peraturan Perundang-Undangan.”kata Ridwan.
Dijelaskannya pembinaan kearsipan ini, selain untuk membenahi pengelolaan arsip yang ada di OPD juga untuk persiapan pengawasan kearsipan yang rencananya akan dilaksanakan pada bulan Mei dan Juni.
Tahun 2022 lalu Kabupaten Sragen berada diurutan bawah pada penilaian Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI). Harapannya apa yang telah dilakukan Dinas Arsip di OPD-OPD itu tidak serta merta hanya dalam rangka untuk mengikuti penilaian pengawasan kearsipan namun setelah kegiatan ini benar-benar berlangsung sampai nanti tidak ada batas waktunya sesuai dengan ketentuan kearsipan.
Menurut Ridwan, penataan arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu Penataan arsip secara dinamis aktif dan penataan arsip dinamis inaktif.
“Penataan arsip secara dinamis aktif yaitu bagaimana penataan arsip di filing kabinet beserta sarana prasarananya seperti ada sekat, guide, rak gantung, out indikator, dan ada sarana peminjaman arsip. Kemudian bila arsip yang telah berumur dua atau tiga tahun, arsip itu dari arsip dinamis aktif menjadi arsip dinamis inaktif. Arsip dari bidang dan seksi dipindahkan ke sekretariat yang namanya arsip usul pindah.”terangnya.
Lebih lanjut ia menerangkan mash ada proses lagi yang sesuai aturan yaitu pada saat pemindahannya yakni harus ada bukti berita acara pemindahan dan daftar arsip yang dipindahkan. Setelah berada di sekretariat pengelolaan arsip menjadi tugas sekretariat di Dinas / OPD tersebut.
“Saat ini banyak yang belum paham jika banyak arsip-arsip lama yang menumpuk di filing kabinet. Hal itu harus diadakan proses pemindahan dan pemilahan yang disesuaikan dengan jadwal retensi arsipnya.”katanya.
Ia berharap OPD memiliki ruangan arsip (record center) untuk menyimpan arsip dinamis inaktif. Disitu ada proses lagi, harus ada sarana prasarana yang harus dipenuhi seperti ada pendingin (AC), dan thermohidrometer (alat untuk mengukur kelembaban ruangan).
“Selama ini arsip hanya di taruh di gudang tidak memperhatikan suhu dan kelembaban yang menyebabkan jamur dan tikus di ruangan itu. Sehingga menjadi ruang penumpukan arsip yang tidak efisien.”jelasnya.
Untuk itu Ridwan mengatakan pembinaan dan percontohan arsip yang ia berikan sangatlah penting dikelola oleh OPD agar jika suatu saat diperlukan arsip tersebut masih tersedia.(RLS)
